hallitus

Nousevan mielen hallitus käynnisti alkuvuodesta toiminnan ja johtamisen kehittämisen hankkeen, jonka etenemisestä vastaa varapuheenjohtaja Tapio Gauffin. Hän toimii yhdistyksen ja sen hallituksen toimintaa mahdollistavassa roolissa, mutta ei ota lähtökohtaisesti kantaa varsinaisen toiminnan sisältöön. Gauffin kertoo tässä kirjoituksessa hankkeen kuulumisia kesän kynnyksellä.

Hankkeen tavoitteet ja saavutukset

Hankkeessa tavoitteena oli luoda yhdistyksen hallituksen toiminnalle ja johtamiselle selkeät periaatteet sekä vapauttaa resursseja arjen haasteen ratkomisesta varsinaiseen toimintaan. Lisäksi tavoitteena oli luoda yhdistykselle strategia ja vahvistaa hallitustoimijoiden omaa kyvykkyyttä suoriutua vastuistaan. Hankkeella rakennetaan yhdistyksen toiminnalle kestävä pohja tulevaisuuteen. Ohessa esitellään keskeiset saavutukset, jotka hankkeen aikana on hallitustoiminnassa ja koko yhdistyksessä saatu aikaan.

1. Organisaatiokulttuuri on vastuullisempi

Hallituksen toimintakulttuuri on muodostunut entistä vastuullisemmaksi. Yksilöiden vastuut on entistä paremmin määritelty ja vastuualueista raportoidaan ja keskustellaan hallituksen kokouksissa. Ennen yhdistyksen toimintaa käsiteltiin hallituksen kokouksissa asiakohtaisesti sen mukaan mitä tehtäviä ja funktioita yhdistyksessä oli meneillään, mutta nyt kokouksissa edetään ihmiset ja heidän vastuunsa kerrallaan. Puheenjohtajan sijaan esittelijöinä toimivat vastuu- tai tehtäväaluekohtaiset vastuuhenkilöt. Vastuita jaetaan ihmisten osaaminen ja mielenkiinto edellä.

2. Toiminta on suunnitelmallisempaa ja ennakoivampaa

Ennen hallituksessa toimittiin paljon ”ad hoc -pohjalta”. Kun ongelmia ilmeni, lähdettiin ongelmiin miettimään ratkaisua yksi kerrallaan ja etsittiin ihmisiä asioita hoitamaan. Nykyään jos tilanne ei ole erityisen kiireinen, ongelmaa ei ratkaista heti, vaan seuraavassa hallituksen kokouksessa määritellään vastaavan tyyppisiin tehtäviin vastuuhenkilö ja määritellään hänen vastuualueensa. Tällöin ei esimerkiksi tarvitse kysellä, että kuka päivittäisi nettisivut tällä kertaa tai kuka tällä kertaa arkistoisi jonkun sopimuksen. Nykyään laitetaan ensisijaisesti hallintamalli kuntoon sen sijaan, että ongelmia ratkaistaisiin yksittäin ja reaktiivisesti, tai toimintaa vietäisiin eteenpäin ensisijaisesti satunnaisten tarpeiden mukaan. Muuttuviin tilanteisiin reagoidaan, mutta pääosin toiminta on nyt ennakoivaa ja suunnitelmista, eikä heilahtele aivan joka tuulen mukana. Toiminnasta myös viestitään sisäisesti hyvin.

3. Ihmiset saavat parempaa ohjausta ja tukea

Olennaisen tärkeä hankkeen saavutus on parantunut ohjaus hallitustoimijoille jaetuista vastuista selviämiseksi. Hallitustoiminnan edistäminen on entistä enemmän siirtynyt hallituksen kokousten ulkopuolisiin tapaamisiin ja itsenäiseen sekä pienryhmissä tehtävään työskentelyyn. Hallituksen kokouksissa asioita käsitellään yleisellä tasolla ja linjataan yhdessä.

Yksilöllistä ohjausta järjestetään tarpeen mukaan, ja ohjauksessa suunnitellaan vastuiden hoitamista ja keskustellaan yhdessä ajankohtaisista asioista. Jatkossa on tarkoitus järjestää myös pari kertaa vuodessa työpajat, joissa hallitusvastuita työstetään yhdessä eteenpäin. Vastuullinen hallitustoiminta edellyttää konkreettista tekemistä. Yhteisen tekemisen oletetaan myös luovan lisää yhteisöllisyyttä hallitustoimintaan.

Hyvä perehdyttäminen, ohjaus, kohtaaminen ja tuki mahdollistavat ihmisten ja organisaation hyvinvoinnin sekä vapaaehtoisten ottamisen mukaan yhdistyksen toimintaan. Hallituksessa on kannustava ilmapiiri.

4. Strategia laaditaan vastaamaan ulkoisten sidosryhmien tarpeita ja toiveita

Hankkeessa keskitytään paljon organisaation sisäiseen kehittämiseen, mikä on välttämätöntä toiminnan jatkuvuuden ja sujuvuuden kannalta. Ensin on tehty kehittämistä vastaamalla kysymykseen ”mitä kehittämistä organisaation toiminnan jatkuvuus ja sujuvuus edellyttää”. Strategiatyössä taas oletetaan yhdistyksen olevan tavoitteita suunnitelmallisesti edistävä avoin järjestelmä osana laajempaa ekosysteemiä. Strategiassa laaditaan tärkeimmät linjaukset tulevaisuuden varsinaiselle toiminnalle.

Strategiatyötä ovat vieneet eteenpäin strategiavastaava Tomi Bergström sekä hallituksen puheenjohtaja Antti Haapakoski, tukenaan tarpeen mukaan mahdollistamisen näkökulmasta allekirjoittanut eli Tapio Gauffin. Strategian laatimiseksi Haapakoski ottaa yhdistyksen jäseniin yhteyttä loppusyksyyn mennessä ja kyselee, miksi he ovat liittyneet yhdistykseen ja mitä toiminnalta tulevaisuudessa toivovat. Yhteydenottojen perusteella hallitus laatii esityksen strategiasta, joka on tarkoitus hyväksyä yhdistyksen seuraavassa syyskokouksessa. Strategiatyöhön ei ainoastaan ”osallisteta” sidosryhmiä, vaan strategia luodaan yhdessä.

Yhdistys aikoo olla organisaatio, jonka varsinainen toiminta muotoutuu jäsenten ja sidosryhmien tarpeiden, odotusten ja toiveiden perusteella. Tämä kaikki kiteytyy strategiaan, jota pidetään hallituksen keskeisenä resurssina ja työkaluna. Strategian sisällöllistä tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan vuosittain.

Strategiatyössä määritellään myös kriittiset resurssit, joita yhdistys tulevaisuudessa tarvitsee tavoitteidensa saavuttaiseksi. Yhdistyksen tärkeimmän resurssin muodostavat ihmiset ja heidän osaamisensa, jonka kehittämiseen panostetaan.

5. Toimintoja ja taloutta koordinoidaan paremmin

Vastuullinen ja ennakoiva toimintakulttuuri ja hyvä ihmisten saama ohjaus eivät riitä, jos toimintoja ja taloutta ei koordinoida. Hankkeen aikana onkin kiinnitetty huomiota siihen, että toiminnot ja talous on liitetty toisiinsa. Toiminnan ja talouden suunnittelua ja seurantaa tehdään kiinteästi yhdessä. Toimintojen ja prosessien rajapinnoista tehdään sujuvia, ja määritellään vastuualueita, ryhmiä ja toimenkuvia mielekkäinä ja toisiinsa liittyvinä kokonaisuuksina. Myös tiedonhallinnan koordinaatioon on panostettu. Taloudesta vastaa hallituksessa Susanna Ojanperä.

Miltä tulevaisuus näyttää?

Hankkeen tavoitteissa on jo onnistuttu hyvin. Loppuvuodesta saavutuksia laajennetaan edelleen ja vakiinnutetaan. Hallituksessa on nyt luotu onnistuneesti kestävää pohjaa tulevaisuuden yhdistystoiminnalle ja hallituksessa vallitsee hyvä ilmapiiri ja tekemisen meininki. Kiitän kaikkia mukana olleita hallitustoimijoita, te olette tuloksen tehneet. Yhdistyksen tulevaisuus ulkoisia sidosryhmiään, etenkin jäseniään, palvelevana organisaationa näyttää oikein valoisalta. Hanke päättyy vuoden loppuun, mutta kehittäminen ei. Yhdessä oppiminen ja sen mukainen kehittäminen on jo integroitu osaksi hallituksen normaalia toimintaa.

Hankevastaava Tapio Gauffin toivottaa kaikille lukijoille aurinkoista kesää!

Lisätietoja: tapio.gauffin@nousevamieli.org