henkilöesittely

Oletko koskaan miettinyt, toimivatko yhdistykset ja muut organisaatiot niillä periaatteilla, jotka rakenteita, prosesseja ja strategioita kuvaavissa asiakirjoissa lukevat? Tosiasiassa minkään organisaation toimintaa ei voi täysin dokumenteista päätellä. Tämä on ollut nähtävissä voimakkaasti Nousevassa mielessä, jossa hallituksen puheenjohtajana vuodet 2019-2023 ja varapuheenjohtajana vuodet 2024-2025 toiminut Tapio Gauffin on vastannut koko ajan tai lähes koko ajan ainakin seuraavista tehtävistä:

• Osallistava strateginen suunnittelu (tuoreimmassa strategiassa nykyinen puheenjohtaja vahvasti mukana)
• Toimintasuunnitelmien ja talousarvioiden laatiminen
• Toimintakertomusten laatiminen
• Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen sekä muu taloushallinto (taloudenhoitaja avustanut enemmän ja vähemmän)
• Arkistointi, jäsenrekisteri ja tietoturva
• Rahoituksen suunnittelu, hankinta ja raportointi sekä toiminnan ja talouden yhteensovittaminen
• Tuloksellisuuden arviointi ja raportointi sekä tiedon hyödyntäminen
• Henkilöstöhallinto ja henkilöstöjohtaminen, esihenkilötyö rekrytoiduille asiantuntijoille
• Viestintä ja sisältöjen kehittäminen, pois lukien jäsenlehti
• Tilaisuuksien järjestäminen ja yhdistyksen edustaminen (tässä ollut välillä apuvoimia)
• Tarkastustoimi, sisältäen toiminnantarkastuksen järjestämisen
• Toimintaohjeet ja muu tarpeellinen toimintaa ohjaava dokumentointi
• Osallisuuden rakenteiden kehittäminen

Ero luottamusjohdolla ja hallituksen muilla jäsenillä on se, että muut jäsenet voivat aina sanoa, että heillä on nyt jotain muuta menoa, minkä takia eivät jaksa osallistua lainkin vaatimien tehtävien hoitamiseen. Luottamusjohtoon koko aikansa kuulunut Tapio Gauffin on tiennyt, että jos hän ei ole se joka hoitaa, niin yhdistys voidaan laittaa pakettiin ja lähettää lakkauttamisilmoitus. Ilman hänen panostaan joka vuosi olisi edessä aika nopeasti tilanne, joka johtaisi yhdistyksen lakkauttamiseen. Ei ole kyse siitä, etteikö osallistettu olisi tai ainakin yritetty. Ihmisiä vain on vaikea saada mukaan, kun on kaikkea muuta ja hallinnointi koetaan ”byrokratiana”. Ja byrokratia usein koetaan synonyyminä kaikelle ikävälle, jota ei ole vielä pystytty kuurnaamaan toiminnasta pois tai johon ei ainakaan kukaan tavallinen ihminen halua henkilökohtaisesti sotkeentua. Ilman byrokratian oppeja ei kuitenkaan ole organisaatioita eikä kansalaisten oikeusturva voi toteutua, ei edes nykyisenä strategisen johtamisen kulta-aikana. Organisaation johto osaltaan tuottaa ymmärrystä siitä, millaista byrokratiaa tarvitaan ja miksi, ja toisaalta millaista byrokratiaa taas ei tarvita. Kevät- ja syyskokousten aikaan hallinnointi kuormittaa luottamusjohtoa, jolloin muiden apu olisi tarpeen. Toisaalta usein Gauffin toimii tehokkaammin yksin kuin muiden avustamana.

Organisaation pyörittäminen on vaativa tehtävä. Jos toiminnanjohtajaa ei ole rekrytoitu, niin toiminnanjohtajan tehtäviä hoitaa luottamusjohto. Tässä tapauksessa tehtävää on pääosin hoitanut vuosien mittaan Tapio Gauffin ilman korvausta. Hän on yrittänyt osallisuutta kehittää, mutta todennut, että reaalimaailmassa osallistaminen epäonnistuu usein sen takia, että osallistettavat eivät halua tai pysty osallistumaan, vaikka osallisuutta tarjottaisiin. Organisaatiot kuitenkin ovat jatkuvassa muutoksessa ja strateginen suunnittelu on yksi keino käynnistää muutoksia. Yhdistyksen laajentuminen mahdollistaisi henkilöstön rekrytointia myös hallinnollisten toimintojen hoitamiseen. Vapaaehtoisuuteen perustuvalla hallinnoinnilla on rajoitteensa.

Organisaatio on pysynyt siis toiminnassa Tapio Gauffinin panoksen ansiosta. Hän kiittää hallituksia mukana olosta ja nykyistä puheenjohtajaa vastuun kantamisesta monista yhdistyksen tärkeistä toiminnoista. Tällä kirjoituksella hän haluaa myös tuoda realismia käsitykseen siitä miten yhdistykset toimivat ja millaista voi luottamusjohdon arki olla. Vaikka arki olisi joskus raskasta, niin se ei tarkoita, että se olisi automaattisesti huonoa. Kaikenlaiset tunteet kuuluvat elämään, myös luottamusjohdolla.

Tapio Gauffinin johtamistyyliä voisi kutsua autenttiseksi. Hän on läsnäoleva, dialogiin pyrkivä ja kertoo rehellisesti ja suoraan mitä ajattelee. Hän ei esitä mitään eikä asetu ihmisten ylä- eikä alapuolelle. Teot merkitsevät hänelle puheita ja titteleitä enemmän. Gauffin on yhdistyksen kunniajäsen sekä kunniapuheenjohtaja.