Toiminnan ja johtamisen kehittämisen tulokset
Helmikuussa 2024 yhdistyksen hallitus käynnisti toiminnan ja johtamisen kehittämisen hankkeen, josta vastasi varapuheenjohtaja Tapio Gauffin. Tarkoituksena oli laatia selkeät periaatteet toiminnalle ja johtamiselle sekä laatia strategia, ja tätä kautta vapauttaa resursseja arjen haasteiden ratkomisesta varsinaiseen toimintaan. Tässä kirjoituksessa raportoidaan ja reflektoidaan kehittämisen tuloksista.
Hankkeen tuloksista
Tiukasta hankeajattelusta on vuoden mittaan luovuttu, koska kehittäminen jatkuu, eikä organisaatio ole koskaan valmis. Silti kehittämistä voi arvioida hankkeen tapaan.
Aikaansaannokset ovat suunnilleen ne mitä tavoiteltiinkin. Koska kyseessä oli yhdistyksen sisäisestä kehittämisestä ilman ulkoista rahoitusta, niin joustava reflektointi ja tavoitteiden päivittäminen oli mahdollista.
Hankekehittämisen ongelma on usein liika mekaanisuus. Jos mittarit joudutaan liian joustamattomasti määrittelemään etukäteen, niin ne ennalta arvaamattomat hyvät seuraukset mitä ei etukäteen oltu odotettu tai mittaroitu jäävät helposti tuloksellisuuden arvioinnin ulkopuolelle. Tämän vuoden osalta on nyt mahdollista arvioida niitäkin tuloksia, joita ei oltu etukäteen suunniteltu.
Väliraportointia tehtiin toukokuussa 2024. Tuloksiksi nostettiin vastuullisempi organisaatiokulttuuri, suunnitelmallisempi ja paremmin ennakoiva toiminta, ihmisten saama parempi ohjaus, ulkoiseen toimintaympäristöön reagoiva osallistava ja ihmislähtöinen strategia sekä talouden ja toiminnan parempi koordinointi.
Alkuperäisiin tavoitteisiin suhteutettuna periaatteita toiminnalle ja johtamiselle on luotu, mutta ei niin mekaanisesti kuin alun perin oli ajatus. Käytännöistä kyllä viestitään aktiivisesti ja dokumentointia tehdään, mutta samalla noudatetaan vahvasti tilannekohtaista viisautta. Käytäntöjä reflektoidaan ja vältetään ”näin on aina tehty” -perusteluja. Taloutta ja toimintaa on koordinoitu aktiivisesti osana hallituksen normaalia toimintaa.
Hallinto on kevyempi, edullisempi ja paremmin johdettu
Yksi keskeinen hankkeen tulos on se, että hallinnoinnin kustannukset on saatu selvästi laskemaan. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, että yhdistyksen hallinto on muuttunut kevyemmäksi ja enemmän johtamiskeskeiseksi ja ammattimaiseksi.
On tässä osallistamisbuumissa todettava, että kaikkeen ei voi osallistaa ilman, että häiriintyy sekä hallinto että oikea osallisuus. Miksi osallistaa koko hallitusta esimerkiksi laskutuskäytäntöjen laatimiseen tai organisaation perusrakenteen suunnitteluun ja suunnitelmien esittelyyn? Hyvien käytäntöjen luominen voi olla nopeaa ja sujuvaa. Hallinnollisten toimintojen järjestämistä varten on hallinnon ja johtamisen asiantuntijoita. Päätöksenteko kaikkein tärkeimmistä asioista voi toki tapahtua hallituksessa asioiden esittelyn perusteella.
Ihmisten kohtaaminen ja viestintä ovat avainroolissa yhdistyksen johtamisessa. Viestinnän on tarpeen olla aktiivista ja muutokset pitää perustella hyvin. Kun johtajalähtöisesti muutetaan sellaisia käytäntöjä, joiden mukaan on yhdistyksessä aina toimittu, kuten tässä tapauksessa esimerkiksi hallituksen ja sen toiminnan mittakaavaa suhteessa varsinaiseen toimintaan, voi odottaa epäoikeudenmukaisuuden kokemuksia ja tunteita. Ihmisten kuuntelu sekä selkeästi kerrotut perustelut sille miksi toimitaan niin kuin toimitaan, auttavat muutosten johtamista.
Puheenjohtaja Antti Pigg puolestaan on kerännyt jäseniltä tarpeelliset tiedot tulevien vuosien strategiaan, joka esitellään syyskokouksessa. Vertaisuus ja kokemusasiantuntijuus nousevat toiminnan keskiöön.
Varsinainen toiminta laajenee ja organisaatiokeskeisyys vähenee
Tänä vuonna on saatu varsinaisen toiminnan puolella aikaan Poutapilvi-lehti, joka on lähdössä jäsenille marraskuun alkupuolella. Kirjoitukset keräsi lehteen Antti Pigg. Lisäksi Vaikuttavuusseuran kanssa järjestettiin 12.9. tilaisuus ”Mielenterveyspalvelujen tarpeenmukaisuus ja vaikuttavuus” Helsingissä ja etäyhteydellä.
Koska rahaa on mukavasti jäljellä hallinnon keventämisen jäljiltä, niin järjestämme 12 ensin ilmoittautuvalle jäsenelle myös pikkujoulut Helsingissä joulukuun alussa. Ilmoittautumisesta viestitään jäsenlehden mukana ja tilaisuuteen kuuluvat ruokailu ja hohtokeilaus. Lisäksi kuullaan kokemusasiantuntijapuheenvuoro, joka mahdollisuuksien mukaan tallennetaan.
Jäsenlehden mukana lähtee myös Tapio Gauffinin kirjoitus perusteluineen siitä, miten organisaatiota ja sen johtamisjärjestelmää, hallinnointia ja varsinaista toimintaa on tulevaisuudessa tarkoitus kehittää.
Tulevaisuudessa valtuutamme mielellämme toimijoita matalalla kynnyksellä eri puolella Suomea järjestämään varsinaista toimintaa yhdistyksen nimissä. Hallitus ohjaa ja avustaa tässä sekä muutenkin asettuu mielellään dialogiin kansalaisten, jäsenten ja varsinaista toimintaa edistävien kanssa. Kansalaisten osallisuus paranee varsinaisen toiminnan laajentuessa.
Vastuuta varsinaisesta toiminnasta on jo laajennettu entistä enemmän yhdistyksen hallituksen ulkopuolelle. Uudeksi nettisivuvastaavaksi saimme Eeron ja hän alkoi kerätä kokemustarinoita psykooseihin ja niistä toipumiseen liittyen. Ensimmäisenä kirjoitti Dino Nordström. Kokemustarinat siirretään Ajankohtaista-sivulta omaan Tarinat-osioonsa tulevaisuudessa.
Tuloksellisuuden yleisistä mittareista
Tähän saakka yhdistyksen on toiminnassa mitattu osallistujamääriä ja kysytty yleistä palautetta. Tulevaisuudessa vaikuttavuuden parempi arviointi voi tulla ajankohtaiseksi. Yhdistys sai Mielenterveyden keskusliitolta 2000 euroa yleisavustusta vuodelle 2024 ja loput tuloista koostuvat lähinnä jäsenmaksuista. Työntekijöitä ei ole vuonna 2024 ollut.
Kun suhteuttaa käytettävissä olevat resurssit siihen mitä yhdistys on saanut aikaan, voidaan todeta yhdistyksen olevan nykyisin erittäin tehokas, tuottava ja kustannusvaikuttava organisaatio. Ennen kaikkea käyttöön otettava strategia varmistaa jäsenten tarpeisiin vastaamisen. Nykyiselle pohjalle on hyvä rakentaa yhdistyksen tulevaisuutta.